Privacy verklaring

De Privacyverklaring van Syntegro helpt u om te begrijpen welke persoonsgegevens we verzamelen en waarom we deze verzamelen, hoe we met uw persoonsgegevens omgaan en hoe we deze beschermen, opslaan, exporteren en verwijderen.

Persoonsgegevens zijn alle gegevens betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon, zoals een e-mailadres, adres, telefoonnummer, enz.

Welke persoonsgegevens we verwerken

De soorten persoonsgegevens die Syntegro met betrekking tot u verwerkt, kunnen de volgende zijn:

• Persoonlijke basisinformatie zoals naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en demografische informatie
• Informatie met betrekking tot de gebruiker en het webverkeer zoals inloggegevens, gebruikersnaam en IP-adres
• Financiële informatie zoals informatie die verband houdt met facturen
• Content die u geüpload of verstrekt hebt zoals foto’s, opmerkingen, artikelen en video’s
• Statistieken die aantonen hoe gebruikers onze software gebruiken en de door ons aangeboden consent gebruiken.
• Bij sollicitaties verstrekte informatie

Voor de in het onderdeel “Waarom we persoonsgegevens verwerken” genoemde doeleinden verwerkt Syntegro geen gevoelige persoonsgegevens over u.

‍Voor klanten die een product/service van Syntegro hebben gekocht is er de Product Privacy verklaring. 

Hoe worden persoonsgegevens verzameld?

Over het algemeen verzamelt Syntegro persoonsgegevens rechtstreeks van u of van andere met onze Klant verbonden personen. Als de Klant waarvoor u werkt producten of diensten van Syntegro afneemt van een partnerbedrijf van Syntegro kunnen we informatie over u verzamelen via dat partnerbedrijf.

Wanneer u websites van Syntegro gebruikt en via e-mail met ons in contact bent, maken we ook gebruik van cookies en andere traceertechnologieën voor het optimaliseren van uw ervaring van Syntegro, onze producten, en onze sites. Zie ons cookiebeleid voor meer informatie.

In sommige gevallen kunnen we ook informatie over u verzamelen uit andere bronnen. Deze bronnen kunnen externe aggregatoren van gegevens, marketingpartners van Syntegro, openbare bronnen of sociale netwerken van derden zijn.

Waarom we persoonsgegevens verwerken

Deze Privacyverklaring van Syntegro is van toepassing wanneer Syntegro en de hiermee verbonden ondernemingen uw persoonsgegevens voor diverse doeleinden verwerken wanneer u contacten met ons onderhoudt, zoals:

Aankoop en levering

• Faciliteren van klantorders, overeenkomsten, betalingen
• Rechtstreeks aanbieden van diensten aan u, zoals e-learning, webinars en rapporten enz.
• Op verzoek aan Klanten verstrekken van offertes voor producten en diensten
• Aanmaken en faciliteren van accounts voor gebruikers van onze diensten

Ondersteuning en verbetering

• Verbeteren en (verder) ontwikkelen van de kwaliteit, functionaliteit en gebruikerservaring van onze producten, diensten en de Sites van Syntegro
• Aanbieden van klantondersteuning voor onze producten en diensten
• Exploiteren van gebruikerscommunities voor opleidingsdoeleinden en het mogelijk maken van interactie tussen gebruikers en Syntegro

Beveiliging

• Opsporen, verhelpen en voorkomen van bedreigingen voor en misbruik van de beveiliging, uitvoeren van onderhoud en verwijderen van bugs

Marketing

• Beheren van marketingvoorkeuren en sturen van marketingcontent
• Aanmaken van belangstellingsprofielen voor het promoten van relevant producten en diensten (profilering)

Recruitment

• Het beheer van recruitment processen en het verwerken van sollicitaties
• Ingediende documenten evalueren, sollicitatiegesprekken voeren en referenties opvragen

Informatie met betrekking tot hoe persoonsgegevens in een van onze vele diensten verwerkt worden is te vinden in de betreffende verwerkersovereenkomst voor die dienst. In dergelijke gevallen handelt Syntegro als gegevensverwerker en verwerkt de gegevens namens en in overeenstemming met de instructies van de Klant.

Neem voor meer informatie hierover contact op met de klantenservice voor die specifieke dienst.

Wettelijke grondslag voor het verwerken van uw persoonsgegevens

We verwerken gegevens op basis van diverse wettelijke grondslagen.

Overeenkomst met u

We verwerken uw persoonsgegevens op basis van een juridisch bindend contract met u. Dit zal doorgaans het geval zijn wanneer u op een vacature bij Syntegro solliciteert. Het verwerken van uw persoonsgegevens zoals een CV, sollicitatie en referenties is noodzakelijk voor Syntegro voor het behandelen van sollicitaties van werkzoekenden alvorens met hen in contact te treden.

Uw toestemming

Syntegro kan uw persoonsgegevens verwerken op basis van toestemming. Nadat u uw toestemming hebt gegeven, kunt u deze altijd weer intrekken.

Gerechtvaardigd belang

Syntegro heeft een gerechtvaardigd belang wanneer we uw gegevens verwerken voor beveiligings-, ondersteunings- en verbeteringsdoeleinden, of wanneer u handelt als contactpersoon/lead voor onze bestaande en potentiële klanten, waaronder in de klantenservice. Uw persoonsgegevens worden vanuit een zakelijk perspectief op een manier verwerkt waarvan we geloven dat deze niet in strijd is met uw privacyrechten of -vrijheden.

Daarnaast verwerkt Syntegro gegevens op basis van een gerechtvaardigd belang wanneer u zich aanmeldt voor een webinar, rapporten of andere content van onze webpagina’s downloadt en gebruik maakt van onze Syntegro-communities. Het gerechtvaardigde belang bestaat in het aan u kunnen verstrekken van correcte content, houden van webinars, uitvoeren van marketingactiviteiten en administreren van uw verzoeken.

Lees meer over hoe Syntegro uw persoonsgegevens verwerkt voor marketingdoeleinden op basis van gerechtvaardigd belang en over uw rechten wanneer wij uw persoonsgegevens voor dergelijke doeleinden verwerken, onder de kop genaamd "marketing" in deze privacyverklaring.

Hoe worden uw persoonsgegevens gedeeld?

Buiten Syntegro

Syntegro kan uw persoonsgegevens met externe partijen delen in de volgende kaders:

Gebruikerscommunities van Syntegro

Wanneer u een post, opmerking of iets dergelijks op de gebruikerscommunities van Syntegro of op andere fora op Sites van Syntegro plaatst, kan dergelijke informatie gelezen en gebruikt worden door iedereen die toegang tot dergelijke fora heeft. Syntegro is niet verantwoordelijk voor informatie die u op dergelijke fora of Sites van Syntegro plaatst.

Zakenpartners

Syntegro kan uw persoonsgegevens met onze partners delen wanneer dit vanuit een zakelijk perspectief gerechtvaardigd is en in overeenstemming is met toepasselijke privacywetgeving.

Overheidsinstanties

De politie en andere autoriteiten kunnen om toegang tot persoonlijke informatie van Syntegro verzoeken. In dergelijke gevallen zal Syntegro de gegevens uitsluitend ter beschikking stellen wanneer er een rechterlijk bevel of soortgelijke order is om dit te doen.

Wanneer maken we gebruik van verwerkers?

Voor het verwerken van persoonsgegevens maakt Syntegro gebruik van verwerkers. Deze verwerkers zijn doorgaans verkopers van clouddiensten of andere IT-hostingdiensten.

Wanneer er gebruik wordt gemaakt van verwerkers, zal Syntegro een verwerkersovereenkomst aangaan om uw privacyrechten te kunnen waarborgen. Als verwerkers buiten de EU/EER gevestigd zijn, zorgt Syntegro er ten behoeve van u voor dat er wettelijke grondslagen voor dergelijke internationale overdrachten bestaan, onder andere door het gebruik van de Modelclausules van de EU.

U kunt altijd om een overzicht van en nadere informatie over verwerkers van Syntegro verzoeken. Zie het laatste onderdeel van deze verklaring voor het opnemen van contact met Syntegro.

Hoe lang uw gegevens bewaard worden

Syntegro zal uw persoonsgegevens niet langer bewaren dan nodig voor de uitvoering van onze contractuele verplichtingen. Wanneer we uw persoonsgegevens op een andere wettelijke grondslag verwerken, zoals een gerechtvaardigd belang, worden deze gegevens zolang bewaard als nodig is voor het realiseren van het doel van de verwerking.

Daarom kan het zijn dat uw persoonsgegevens onder diverse soorten bewaarbeleid kunnen vallen, afhankelijk van het soort gegevens en het doel van het verzamelen ervan. Hier volgen enkele voorbeelden:

Bij het werven van personeel zal Syntegro uw persoonlijke informatie zoals een CV, sollicitatie en andere documenten vernietigen wanneer het wervingstraject afgerond is, doorgaans uiterlijk 6 maanden na de uiterste inzenddatum van de sollicitatie, tenzij anders met u overeengekomen.

Een ander voorbeeld is contactinformatie die wordt opgeslagen voor marketingdoeleinden, met inbegrip van potentiële klanten of geïnteresseerden. Dergelijke persoonsgegevens worden uiterlijk 24 maanden na de laatste geregistreerde activiteit vernietigd.

Neem voor nadere informatie over verwijdering contact op met Syntegro (zie de contactinformatie in het laatste onderdeel van deze verklaring).

‍Wat uw rechten zijn

U kunt zich beroepen op de volgende rechten met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens:

• Toegang. U heeft het recht om een kopie te vragen van de persoonsgegevens die wij over u verwerken.
• Rectificatie. U heeft ook het recht om Syntegro te verzoeken onjuiste persoonsgegevens over u te rectificeren. Als u een account heeft bij Syntegro voor een Syntegro-site, kan dit meestal worden gedaan via de betreffende onderdelen "uw account" of "uw profiel" op de desbetreffende Syntegro-site of -dienst.
• Verwijdering. U kunt Syntegro verzoeken persoonlijke gegevens over u te verwijderen.
• Beperking. U kunt ons verzoeken de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken.
• Overdraagbaarheid. U kunt ons vragen om u of anderen uw persoonsgegevens te verstrekken in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machine leesbaar formaat.
• Bezwaar maken. Op gronden die verband houden met uw specifieke situatie hebt u het recht bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens op basis van legitieme belangen of voor direct marketingdoeleinden. U hebt ook het recht om bezwaar te maken tegen onze verwerking van uw persoonsgegevens voor de uitvoering van taken in het algemeen belang of in de uitoefening van het openbaar gezag of op basis van legitieme belangen.

Houd er rekening mee dat er bepaalde uitzonderingen of beperkingen op de bovengenoemde rechten kunnen gelden, afhankelijk van de specifieke omstandigheden van uw situatie. In dergelijke gevallen zullen wij u gedetailleerde informatie verstrekken over de toepasselijke uitzondering of beperking en u helpen uw rechten zo volledig mogelijk uit te oefenen, in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving.

Ten slotte heeft u ook het recht om een klacht met betrekking tot onze verwerking van uw persoonsgegevens in te dienen bij de autoriteiten voor gegevensbescherming.

Marketing en profilering

Legitiem belang

Wanneer u contacten onderhoudt met Syntegro, bijvoorbeeld door het bezoeken van webpagina’s van Syntegro, het downloaden van content, het volgen van webinars, of als deel van het gebruik van diensten van Syntegro, zal Syntegro uw persoonsgegevens verwerken op grond van een gerechtvaardigd belang. Een van de legitieme belangen van Syntegro is de verwerking van persoonsgegevens voor marketingdoeleinden.  

Syntegro verwerkt uw persoonsgegevens om u te vertrekken met relevante op uw voorkeuren gebaseerde content aan u door middel van direct marketing op sociale mediaplatforms en e-mails, webpagina’s of in een dienst van Syntegro. De verwerkte persoonsgegevens zijn geaggregeerde gegevens over u, zoals IP-adres, interesses (waar u op geklikt hebt, enz.), gebruikersnaam en apparaat. Dit gebeurt met behulp van technologieën zoals cookies en wordt profileren genoemd. Syntegro zal deze informatie ook kunnen combineren met informatie over de klantrelatie die wij eventueel met uw bedrijf hebben.

Het doel van de profilering is om u maatwerk marketing te leveren, uw gebruikerservaring met onze diensten/websites te verbeteren en producten te leveren waar onze klanten tevreden over zijn. De diensten van Syntegro worden over het algemeen gebruikt als hulpmiddelen voor werkgerelateerde doeleinden, en uw gedrag in deze hulpmiddelen zegt weinig over uw persoonlijke leven. Er worden geen gevoelige gegevens verwerkt. Uw persoonsgegevens worden daarom vanuit een zakelijk perspectief verwerkt op een manier die naar onze mening niet in strijd is met uw vrijheden en rechten als individu.

Syntegro gebruikt e-mail als een instrument om marketingdoeleinden te communiceren, echter alleen als u daarvoor toestemming hebt gegeven in overeenstemming met de nationale wetgeving (indien nodig).  Als u toestemming gegeven hebt, zult u altijd de mogelijkheid hebben om zich hiervoor af te melden als hieronder beschreven, of wanneer u een e-mail ontvangt die marketing bevat.

Recht om uit te schrijven van marketingcommunicatie

U hebt het recht om zich af te melden voor het ontvangen van marketingcommunicatie van Syntegro en het onderwerp zijn van profilering, en kunt dit doen door:

1. de instructies voor afmelding in de relevante marketingcommunicatie te volgen, of
2. uw voorkeuren in het betreffende onderdeel “account bijwerken” te wijzigen, wanneer u een account bij Syntegro hebt, of
3. neem contact met ons op via een e-mail naar DPO@Syntegro.be, of
4. door gebruik te maken van de toepasselijke tool voor abonnementenbeheer

Ook hebt u te allen tijde de mogelijkheid om u door middel van onze cookiemelding aan of af te melden voor cookies op een bepaalde webpagina.

Houd er rekening mee dat zelfs wanneer u zich afmeldt voor het ontvangen van marketingcommunicatie u nog steeds administratieve mededelingen van Syntegro kunt ontvangen, zoals opdrachtbevestigingen en noodzakelijke kennisgevingen voor het beheer van uw account of van de aan Klanten verleende diensten.

Wijzigingen

We raden u aan om deze Verklaring regelmatig door te lezen. Wanneer we significante wijzigingen in onze Verklaring aanbrengen die een materiële wijziging van onze privacypraktijken betekenen, kunnen we u ook met andere middelen hiervan in kennis stellen, zoals door het sturen van een e-mail of het plaatsen van een aankondiging op onze bedrijfswebsite en/of sociale mediapagina’s voordat de wijzigingen van kracht worden. 

De Privacyverklaring wordt minimaal eens per jaar herzien en wijzigingen worden geaccordeerd door Syntegro Compliance Council.
Voor het laatst bijgewerkt op: 2024-08-14.

Hoe u contact met ons op kunt nemen

Syntegro is een Europees bedrijf, met grensoverschrijdende rechtspersonen, bedrijfsprocessen, managementstructuren en technische systemen. Syntegro levert software en diensten aan particuliere en overheidsbedrijven in Europa. Syntegro ’s hoofdkantoor is gevestigd in België.

Alle belangrijke besluiten met betrekking tot privacy bij Syntegro worden op bedrijfsniveau genomen, onder toezicht en voorzitterschap van de Functionaris voor Gegevensbescherming (Data Protection Officer, DPO). De verwerkingsverantwoordelijke voor uw persoonsgegevens is

Syntegro
Genebroekstraat 87
3581 Beringen

We stellen uw mening op prijs. Als u opmerkingen of vragen over onze Privacyverklaring hebt of zorgen hebt over uw privacy of een mogelijke inbreuk op uw privacy, neem dan contact met ons per e-mail aan DPO@Syntegro.be.

We zullen uw verzoeken of klachten vertrouwelijk behandelen. Onze vertegenwoordiger zal contact met u opnemen om in te gaan op uw zorgen en de opties voor het oplossen hiervan uiteen te zetten. We streven ernaar om ervoor te zorgen dat klachten tijdig en op de juiste wijze opgelost worden