AFAS

Met de juiste koppelingen kan Syntegro wel degelijk een verschil maken bij specifieke noden van klanten en organisaties. Door systemen aan elkaar te liëren, wordt data uitgewisseld die je anders manueel (herhaaldelijk) zou moeten ingeven. Je vermijdt dubbel werk, veel zaken verlopen automatisch en de foutenmarge verkleint.

Configuratie volgens behoeften bij organisaties

Als sales & partnerships manager bij Syntegro weet Carl Nulens de behoeften van bedrijven te vertalen naar concrete oplossingen. De software van Syntegro, die op maat van organisaties wordt geconfigureerd, laat verregaande automatisatie toe. Door in te spelen op die behoeften, komt de ultraflexibele software pas echt goed tot zijn recht.

“De implementatietrajecten die we bij Syntegro doen, zijn altijd heel divers”, zegt Carl. “Je moet de workflows kennen en de afspraken tussen de departementen met elkaar afstemmen. Plug-and-play is het nooit. Zo komen we bij elk bedrijf tot het vooropgestelde eindresultaat: een systeem op maat met standaard software.”

Saint-Gobain: “Geen dubbel werk meer dankzij koppelingen” 

Een van die trajecten waar Carl met plezier op terugkijkt, en waar slimme koppelingen ingezet zijn voor verschillende organisaties, is dat van Saint-Gobain. Het bedrijf heeft meer dan 1.000 medewerkers in België, en kon haar workforce management nog beter organiseren.

“Elke nieuwe medewerker die startte, moest in verschillende systemen aangemaakt of aangemeld worden”, schetst Carl. “Zij werkten al met het ERP-systeem van AFAS. Dankzij slimme koppelingen hoeft dit slechts op één centrale plaats ingegeven te worden. Het klinkt misschien eenvoudig, maar het geeft een enorme verlichting: geen dubbel werk meer voor je personeelsdienst en een veel kleinere foutenmarge.”

De kosten-batenanalyse is voor vele verschillende organisaties anders. “Bij grote bedrijven waar maandelijks tientallen mensen starten en stoppen, betekent dit een grote winst. Kleinere bedrijven hebben dan weer andere noden.”

Waterdrinker: Gerichte marketing dankzij koppelingen voor organisaties

Bij het Nederlandse bloemenbedrijf Waterdrinker ging Syntegro nog een stap verder. Daar wordt de data die het systeem van Syntegro verzamelt, ingezet voor de marketing. Carl legt uit: “Bij Waterdrinker werken 400 vaste en 800 uitzendkrachten per dag. Het bedrijf is een groothandel in bloemen, en verzorgt onder andere de wereldwijde distributie van tulpenbollen. Daarnaast is het ook de vaste groothandel voor zowat enkel bloemist in Nederland.” 

Waterdrinker zet de tandem Afas-Syntegro hier op twee niveaus in. Aan de ene kant wordt de masterdata van medewerkers centraal en eenmalig ingegeven. Anderzijds is er een registratie van de bloemisten die ter plaatse komen bloemen kopen. “En daar zit het vernuftige van het systeem", zegt Carl. “In totaal zijn er 25.000 klanten of ‘abonnees’ geregistreerd. Met hun badge van Syntegro kan Waterdrinker registeren wanneer ze langs geweest zijn, welke bloemen ze uitkozen en welk bedrag ze gespendeerd hebben. De facturatie gebeurt via de Afas-software. Via de toegangsbadge en een automatisatieproces heeft marketing de ideale tool in handen voor hun loyalty-programma. De marketeers van Waterdrinkers kunnen dankzij de data veel gerichter acties plannen en mailings uitsturen. Ook weer een mooi voorbeeld van de voordelen van slimme koppelingen voor grote organisaties.”

Yontec: project- en tijdregistratie in één App

Het Hasseltse servicebedrijf Yontec is gespecialiseerd in het onderhoud van elektrische installaties. De techniekers zijn veelal op de baan, en rijden van opdracht naar opdracht. “De ultieme case van een doorgedreven workforce management”, zegt Carl hierover. “De techniekers komen heel weinig op kantoor. Via hun mobiel toestel vragen ze verlof, krijgen ze opdrachten binnen, registreren ze hun werktijd per project. Is een project afgewerkt door de technieker? Dan krijgt de boekhouding een overzicht van de uitgevoerde service en kan er automatisch een factuur gegenereerd worden.”

De interne diensten van Yontec zijn dankzij deze automatisatie en digitalisering perfect op elkaar ingespeeld. “Vroeger kwamen de techniekers met een pak briefjes naar de facturatiedienst, het ene al beter leesbaar dan het andere. Nu is alles heel gebruiksvriendelijk en straight-forward.”

En de gebruikers – de technici – zelf? “Mijn buurman werkt er toevallig, en hij is heel tevreden. Via de mobiele app heeft hij het volledige systeem altijd bij de hand. In één app registreert hij zijn prestaties, zijn aan- en afwezigheden én krijgt hij nieuwe opdrachten binnen. Hij is absoluut overtuigd van de voordelen van deze automatisering!”